5 công cụ tài liệu CNTT tốt nhất

Tài liệu CNTT tốn tiền để tạo, nhưng hầu hết các công ty ngay lập tức mất tài liệu ngay khi được mua hoặc tạo. Phương pháp quản lý tài liệu phổ biến nhất là in nó ra và đặt vào các chất kết dính trên các hàng của kệ bị bỏ qua. có một cách tốt hơn.

Làm cho các tài liệu CNTT đó trở nên hữu ích đòi hỏi ba yếu tố:

• Số hóa tài liệu
• Chuẩn hóa các định dạng
• Lập chỉ mục nội dung tài liệu để làm cho chúng có thể tìm kiếm.

Ở đây cho các công cụ và không có thời gian để đọc toàn bộ bài? Tại đây danh sách năm công cụ tài liệu CNTT tốt nhất của chúng tôi:

1. Hộ chiếu SolarWinds (NHẬN DEMO) Một hệ thống bảo vệ mật khẩu nhóm cũng vận hành một kho tài liệu dựa trên đám mây.
2. Keo IT Nền tảng quản lý tài liệu trực tuyến tích hợp với nhiều hệ thống cộng tác và quản lý dự án.
3. ITBoost Một hệ thống tài liệu dựa trên web được sở hữu bởi ConnectWise, một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng.
4. Hợp lưu Một hệ thống hợp tác, truyền thông và tài liệu doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi trong ngành CNTT.
5. DokuWiki Trình tạo Wiki miễn phí có thể được sử dụng để xây dựng cơ sở tri thức nội bộ.

Giữ tài liệu CNTT ở định dạng kỹ thuật số là bước đầu tiên để đưa tài liệu của công ty vào trạng thái có thể sử dụng được. Đó là một phản ứng điển hình để in ra các tài liệu và đặt chúng vào một tủ sách. Đó là một chiến lược đặc biệt hữu ích cho người hoặc công ty đã tạo ra tài liệu này vì nó cung cấp bằng chứng vật lý, trực quan về công việc khó khăn của họ. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đồng ý những ngày này rằng sử dụng quá nhiều giấy nên tránh. Tài liệu in chiếm không gian, họ yêu cầu đầu tư vào tủ lưu trữ và họ yêu cầu rất nhiều cây để đốn hạ.

Bước thứ hai là chuẩn hóa định dạng lưu trữ được sử dụng cho các tài liệu đó. Nếu các tài liệu CNTT có nguồn gốc ở định dạng kỹ thuật số, thì có khả năng cao là chúng sẽ ở một số lượng nhỏ các loại tài liệu. Các định dạng Microsoft Word và PDF rất phổ biến và có thể được chuyển đổi sang các định dạng khác.

Giai đoạn cuối cùng là lập chỉ mục nội dung của các tài liệu. Đây là một công việc tốn nhiều công sức khi được thực hiện thủ công, nhưng có thể được hoàn thành bằng các quy trình tự động rất nhanh.

Biến các tài liệu CNTT bị bỏ qua thành nguồn thông tin thường xuyên truy cập chỉ cần một công cụ quản lý tài liệu hiệu quả. Một bước tốt hơn là tạo tất cả các tài liệu CNTT của công ty bạn ở định dạng tệp được thiết lập để giải thích vào các hệ thống dựa trên web có thể truy cập, chẳng hạn như Định dạng Wiki.

Có rất nhiều hệ thống quản lý tài liệu có sẵn trên thị trường. Tuy nhiên, đây là một loại phần mềm mà ít người biết đến và không nhiều người biết phải tìm gì để đánh giá chính xác tất cả các tùy chọn.

Chúng tôi đã điều tra thị trường. Chúng tôi đã liệt kê các thuộc tính cần thiết của một công cụ tài liệu CNTT và sau đó xem xét tất cả các sản phẩm trên thị trường để xem cái nào phù hợp với danh sách các yêu cầu này.

Các công cụ tài liệu CNTT tốt nhất

Mỗi hệ thống tài liệu CNTT này có một chút khác biệt. Mỗi người có những điểm mạnh khác nhau và sẽ thu hút các tổ chức khác nhau. Một số tạo định dạng hiển thị tài liệu trông giống như các trang web và một số phù hợp hơn với việc nhập các tài liệu hiện có hơn các tài liệu khác. Một số hệ thống tài liệu trong đó tài liệu hệ thống của bạn nên được viết. Những thứ khác là công cụ khám phá hệ thống Điều đó sẽ tự động tạo tài liệu CNTT của bạn.

Bạn có thể đọc thêm về các tùy chọn này trong các phần sau.

1. Hộ chiếu SolarWinds (NHẬN DEMO)

Hộ chiếu được mua lại bởi Năng lượng mặt trời, nhà sản xuất hàng đầu các công cụ quản lý cơ sở hạ tầng CNTT, vào tháng 4 năm 2023. Thông qua một loạt các giao dịch mua, SolarWinds đã tạo ra một bộ phận mạnh mẽ nhằm cung cấp phần mềm hỗ trợ cho các nhà cung cấp dịch vụ được quản lý. Hộ chiếu bây giờ là một phần của bộ phận đó, được gọi là SolarWinds MSP.

Passportal cung cấp một hỗn hợp các dịch vụ cho MSP. Một là một hệ thống quản lý mật khẩu và một cái khác là một người quản lý tài liệu. Mặc dù dịch vụ đó được gọi là Quản lý tài liệu SolarWinds, nó là một phần của bộ Passportal và đã đến với SolarWinds với việc mua lại gần đây.

Trình quản lý mật khẩu Hộ chiếu và Trình quản lý Tài liệu SolarWinds là cốt lõi của Hộ chiếu Suite. Không thể đăng ký hệ thống tài liệu mà không cần quản lý mật khẩu.

Hộ chiếu là dịch vụ đám mây và nó nhằm vào MSPs. Dự kiến ​​các MSP sẽ sử dụng hệ thống tài liệu trong nội bộ và cũng triển khai nó để cung cấp các cửa hàng thông tin cho các công ty khách hàng và nhân viên của họ. Ví dụ: MSP có thể cắt giảm số lượng nhân viên khách hàng gọi bàn trợ giúp bằng cách xây dựng một nền tảng kiến ​​thức tự giúp đỡ giải thích cách giải quyết sự cố trên mạng máy khách.

Logic đằng sau việc hợp nhất việc cung cấp trình quản lý mật khẩu và kho lưu trữ tài liệu là hai khu vực này hỗ trợ phần lớn các cuộc gọi mà nhân viên khách hàng sẽ thực hiện với Bộ phận Trợ giúp do MSP cung cấp.

Hệ thống tài liệu là cả một kho thông tin, một bộ chỉnh sửa, và một hệ thống định dạng trình bày. Hệ thống bắt đầu bằng cách hướng dẫn MSP về những thông tin cần trích xuất từ ​​các kỹ thuật viên làm việc cho một công ty khách hàng khi MSP lần đầu đấu thầu hợp đồng.

Kiến thức về hệ thống khách hàng là rất cần thiết để viết hợp đồng dịch vụ chính xác. Khi mối quan hệ làm việc bắt đầu, các kỹ thuật viên khách hàng cần được khuyến khích để truyền đạt kiến ​​thức về hệ thống mà họ chạy.

Thông tin này có thể được chắt lọc vào các SOP được lưu trữ trong trình quản lý tài liệu. Từng bước, MSP có thể xây dựng một định nghĩa của hệ thống, Làm thế nào để vận hành nó, và làm thế nào nhân viên sử dụng nó. Một số thông tin đó sẽ trở thành hướng dẫn cho các kỹ thuật viên của MSP và một số thông tin sẽ trở thành hướng dẫn khắc phục sự cố để cho phép người dùng hệ thống của khách hàng khắc phục sự cố của họ. Bạn có thể yêu cầu bản demo trên trang web của họ.

Hộ chiếu từ SolarWindsGet Demo

2. Keo dán IT

IT Keo là đối thủ chính của SolarWinds Passportal. Đây là hệ thống tài liệu, thuộc sở hữu của Kaseya, một nhà cung cấp chính của phần mềm MSP. IT Keo cũng kết hợp quản lý mật khẩu và tài liệu trong cùng một dịch vụ.

Mặc dù được sở hữu bởi một nhà sản xuất các bộ PSA và RMM, ITGlue không giới hạn khả năng tương tác của nó với các sản phẩm chị em của nó. Chắc chắn, có tích hợp cho ITGlue với các hệ thống PSA và RMM của Kaseya, được gọi là Kaseya BMS và Kaseya VSA. Hệ thống tài liệu cũng tích hợp với phần mềm MSP đối thủ được sản xuất bởi những người như Pulseway, ConnectWise và SolarWinds.

Keo IT là dịch vụ dựa trên đám mây được tính theo đăng ký. Dịch vụ này có sẵn trong ba phiên bản: Căn bản, Lựa chọn, và Doanh nghiệp. Đây là tất cả giá cho mỗi người dùng mỗi tháng với số lượng tối thiểu là năm – mặc dù phiên bản Enterprise có sẵn cho một đến bốn người dùng với mức giá hàng tháng cao hơn nhiều so với gói năm người dùng. Có một lựa chọn tại chỗ. Tất cả các kế hoạch bao gồm nền tảng tài liệu. Dịch vụ này cung cấp một trình soạn thảo kiến ​​thức cơ sở / kiểu wiki, cũng cung cấp cấu trúc lưu trữ thông tin.

Cung cấp keo IT một tiện ích khám phá hệ thống như một tính năng bổ sung, không bao gồm trong các phiên bản tiêu chuẩn. Hệ thống tự động phát hiện này sẽ tự động khám phá hàng tồn kho phần cứng và phần mềm của một mạng và ghi lại tất cả chúng.

Hệ thống CNTT Keo tạo ra một khung cho tài liệu, cung cấp các mẫu để viết và cấu trúc thông tin được ghi lại để trình bày. Nó cũng cung cấp không gian lưu trữ cho cơ sở tài liệu và giao diện cho người tạo và người tiêu dùng của cửa hàng tài liệu. Tất cả thông tin liên lạc với dịch vụ ITGlue là được bảo vệ bởi mã hóa, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ IT Keo.

IT Keo tạo ra một gói thay thế, được gọi là MyGlue. Hệ thống MyGlue là một nền tảng tự phục vụ mà khách hàng cuối đăng ký trực tiếp, trong khi IT Keo là có nghĩa là được sử dụng bởi MSPs để làm cho thông tin có sẵn cho nhân viên công ty khách hàng. MyGlue bao gồm thiết lập lại mật khẩu và cơ sở tạo kiến ​​thức.

3. ITBoost

ITBoost là được sở hữu bởi Kết nối, đó là một nhà sản xuất lớn khác của hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng. Nó cũng là nhà cung cấp phần mềm hàng đầu cho MSPs. Vì vậy, ITBoost, ITGlue và Passportal đang cạnh tranh rất chặt chẽ.

Giống như các đối thủ chính của nó, ITBoost là một dịch vụ đám mây nhắm vào MSP và nó cũng bao gồm các dịch vụ quản lý mật khẩu và kho mật khẩu. Các tài liệu được tạo bởi ITBoost có thể trình bày thông tin cho người dùng nội bộ hoặc người dùng bên ngoài. Tài liệu cho người dùng bên ngoài bao gồm định dạng biểu mẫu phản hồi cho phép khách hàng của bạn nhân viên của bạn cung cấp xếp hạng dịch vụ MSP.

Hệ thống ITBoost có khả năng nhập tài liệu và nó cũng bao gồm một trình soạn thảo. Một tính năng thú vị khác là khả năng lượm lặt thông tin từ vé hỗ trợ. Các phương tiện thu thập dữ liệu, cấu trúc trình bày và các mẫu tài liệu kết hợp với nhau để hỗ trợ việc tạo ra các SOP cho nhân viên MSP và cơ sở tri thức cho người dùng được hỗ trợ.

ITBoost có một loạt các chức năng dựa trên sự tồn tại của ConnectWise trên trang web – Điều khiển ConnectWise, Kết nối tự động, và Quản lý ConnectWise. Nó cũng bao gồm ghi lại các cấu hình thiết bị, giúp ghi lại các hệ thống mà MSP quản lý.

Truyền thông qua internet và lưu trữ dữ liệu tại các máy chủ ITBoost đều được mã hóa để bảo mật.

Mặc dù là tài sản của ConnectWise, ITBoost có thể tích hợp với các hệ thống PSA đối thủ được cung cấp bởi, trong số những người khác, Kaseya và Pulseway. Nó cũng tích hợp với các gói RMM được sản xuất bởi thích Atera, Năng lượng mặt trời, và Kaseya. Nó cũng tích hợp với ITGlue, Slack và một loạt các hệ thống điện thoại VoIP. ITBoost có sẵn trong 14 ngày dùng thử miễn phí.

4. Hợp lưu

Confluence là một sản phẩm của nhà phần mềm Úc, Atlassian. Đây là một tài liệu rất thành công, hợp tác và hệ thống quản lý kiến ​​thức. Atlassian cũng sở hữu Jira, công cụ quản lý dự án và cả hai hệ thống tích hợp để tạo ra bộ hỗ trợ dự án.

Sự kết hợp của Jira để lập kế hoạch và quản lý dự án với Hợp lưu cho tài liệu và truyền thông rất phổ biến trong số nhóm phát triển nhanh. Confluence đã được mô tả như một nền tảng truyền thông xã hội tư nhân cho các doanh nghiệp. Công cụ này đã có sẵn từ năm 2004 và đã thay đổi hoàn toàn kể từ đó. Lúc đầu, nó rất giống với định dạng Wiki điển hình. Tuy nhiên, cả phương thức hoạt động của hệ thống và kiểu giao diện đều thay đổi kể từ đó.

Sự xuất hiện và mục đích của các trang được tạo trong Confluence rất dễ thích nghi và điều khiển bởi các mẫu. Hệ thống tài liệu kết quả trông giống như một trang web. Các loại trang khác nhau cho phép tạo thông báo, cơ sở kiến ​​thức có thể tìm kiếm và trang nhận xét nhóm.

Công cụ bao gồm một biên tập viên hướng dẫn, giúp dễ dàng tạo ra các trang thông qua các mẫu. Tài liệu viết sẵn có thể được được nhập vào hệ thống tài liệu do Confluence tạo. Tuy nhiên, mục đích của Confluence là hỗ trợ tạo tài liệu được tạo trong môi trường chứ không phải hoạt động như một kho lưu trữ tài liệu, mặc dù không gian lưu trữ được bao gồm trong các kế hoạch truy cập trực tuyến của công cụ.

Hợp lưu có sẵn như là dịch vụ đăng ký dựa trên đám mây hoặc như phần mềm tại chỗ. Người mua có năm lựa chọn khi xem xét phần mềm này. Có ba phiên bản cho dịch vụ dựa trên đám mây và hai tùy chọn mua cho phần mềm tại chỗ.

Ba phiên bản của Cloud Confluence là Miễn phí, Tiêu chuẩn, và Cao cấp. Một doanh nghiệp nhỏ có thể làm tốt với phiên bản miễn phí. Mặc dù phiên bản Tiêu chuẩn và Cao cấp cho phép tối đa 5.000 người dùng mỗi tài khoản, phiên bản miễn phí bị giới hạn ở 10. Tính năng bổ sung quan trọng nhất với hai phiên bản trả phí là ghi nhật ký kiểm toán. Phiên bản Premium có nhiều tính năng bổ sung so với phiên bản Tiêu chuẩn nhưng điều quan trọng nhất là bao gồm một mô-đun phân tích. Dung lượng lưu trữ là một điểm khác biệt khác với tài khoản Miễn phí nhận 2 GB, tài khoản Tiêu chuẩn có 250 GB và dung lượng lưu trữ không giới hạn cho phiên bản Premium.

Phiên bản tại chỗ, được gọi là Người phục vụ, có thể có một khoản phí một lần, nhưng bạn phải quyết định số lượng người dùng sẽ có quyền truy cập vào phần mềm vì đó là yếu tố duy nhất ảnh hưởng đến giá cả. Phiên bản tại chỗ cao hơn được gọi là Trung tâm dữ liệu. Điều này có giá mỗi năm và nó bao gồm sao lưu dữ liệu đám mây.

5. DokuWiki

Nếu bạn muốn tạo một định dạng Wiki truyền thống đối với tài liệu CNTT của bạn, sau đó bạn có nhiều tùy chọn quản lý tài liệu và biên tập. Hầu hết trong số họ là miễn phí. Có lẽ, người giỏi nhất trong tất cả các biên tập viên Wiki là DokuWiki.

Một lợi thế lớn của DokuWiki là tính đơn giản của nó. Điều này làm cho trình soạn thảo và phần mềm quản lý tài liệu dễ bảo trì. Hệ thống không cần cơ sở dữ liệu liên quan để lập chỉ mục hoặc lưu trữ tài liệu. Thay vào đó, hệ thống phân phối nội dung DokuWiki hoạt động với tập tin văn bản như là một nguồn dữ liệu.

Hệ thống quản lý nội dung tài liệu này được phát hành lần đầu tiên vào năm 2004. Vì vậy, gói đã xuất hiện từ lâu, khiến nó trở thành một phần mềm ổn định và được thiết lập tốt.

Đây là một chương trình đa nền tảng, Vì vậy, bạn không phải lo lắng rằng bạn có loại máy chủ phù hợp để lưu trữ mã. Vì nó là một phần mềm miễn phí, không có phiên bản DokuWiki dựa trên đám mây. Tuy nhiên, nó có thể được cài đặt trên một Máy chủ ảo AWS nếu bạn không muốn duy trì một máy chủ tại chỗ.

Hệ thống quản lý tài liệu đơn giản, miễn phí có một số tính năng tuyệt vời bao gồm kiểm soát phiên bản, với mỗi phiên bản được giữ lại, kiểm soát truy cập, mẫu, và một hệ thống trình cắm mở rộng chức năng của công cụ.

Công cụ này không giới hạn chỉ hiển thị các văn bản phương Tây. Nó cũng có khả năng hiển thị bộ ký tự phi châu Âu, chẳng hạn như tiếng Trung, tiếng Ả Rập và tiếng Do Thái. CMS có một hệ thống lập chỉ mục tích hợp và màn hình Wiki đã hoàn thành bao gồm một công cụ tìm kiếm đầy đủ chức năng.

Nếu bạn không có ý định lưu trữ phần mềm tại chỗ và bạn không muốn trả tiền cho người quản lý tài liệu, thì công cụ này có thể là câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm.

Chọn một công cụ tài liệu CNTT

Đánh giá này chỉ trình bày một số lượng nhỏ các tùy chọn. Quyết định chính bạn sẽ phải đưa ra là liệu bạn có muốn một người quản lý tài liệu được lưu trữ hay bạn muốn duy trì phần mềm tại cơ sở của riêng bạn.

Có nhiều lợi thế cho cả chiến lược trực tuyến và đường phố. Một số nhà quản lý CNTT chỉ cần don cảm thấy tự tin lưu trữ thông tin kinh doanh của họ bên ngoài các công ty riêng của họ. Nếu điều đó mô tả về bạn, thì bạn có hai tùy chọn trong danh sách này ở dạng DokuWiki và Hợp lưu. Có bốn dịch vụ được lưu trữ trong danh sách này vì cấu hình đó ngày càng dễ truy cập hơn khi nhiều công ty di chuyển vào thị trường.

Các công cụ trả phí trong danh sách này có thể chứng minh khá tốn kém. Tuy nhiên, nếu bạn là một công ty nhỏ hoặc một công ty khởi nghiệp có rất ít chi tiêu, thì bạn có hai tùy chọn miễn phí trong danh sách này để chọn: DokuWiki và phiên bản miễn phí của Confluence.

Viết tài liệu CNTT của bạn trong các trình soạn thảo của các công cụ quản lý tài liệu này là một ý tưởng tốt hơn là chỉ quét các thư viện tài liệu trên giấy hiện có của bạn. Các hệ thống quản lý nội dung được định dạng đặc biệt sẽ cung cấp tài liệu CNTT tốt hơn các tài liệu toàn trang truyền thống vì chúng có thể mô tả ngắn và các mẹo nhanh cũng như hướng dẫn sử dụng đầy đủ và hướng dẫn thủ tục.

Bạn có sử dụng bất kỳ công cụ nào trong danh sách của chúng tôi không? Những khía cạnh nào của hệ thống quản lý tài liệu CNTT hiện tại của bạn khiến bạn chọn nó? Để lại tin nhắn trong Bình luận phần bên dưới để chia sẻ ý kiến ​​của bạn với cộng đồng.