5 Pinakamahusay na Mga tool sa Dokumento ng IT

Ang dokumentasyon ng IT ay nagkakahalaga ng pera upang lumikha, ngunit ang karamihan sa mga kumpanya ay agad na nawala ang kanilang dokumentasyon sa sandaling ito ay mabili o nilikha. Ang pinakakaraniwang pamamaraan ng pamamahala ng dokumentasyon ay i-print ito at ilagay sa mga binders sa mga hilera ng mga hindi pinansin na mga istante. Mayroong isang mas mahusay na paraan.

Ang paggawa ng mga dokumento na IT ay kapaki-pakinabang ay nangangailangan ng tatlong elemento:

• Digitize ng dokumentasyon
• Sertipikahin ang mga format
• Nilalaman ng dokumento ng index upang maghanap sila.

Narito para sa mga tool at walang oras upang basahin ang buong post? Narito aming listahan ng limang pinakamahusay na tool sa dokumentasyon ng IT:

1. Ang SolarWinds Passportal (GET DEMO) Ang isang sistema ng tagapagtanggol ng password ng koponan na nagpapatakbo din ng isang tindahan na batay sa ulap.
2. IT Glue Isang platform sa pamamahala ng dokumento sa online na nagsasama sa maraming mga pamamahala ng proyekto at mga sistema ng pakikipagtulungan.
3. ITBoost Isang sistema ng dokumentasyon na nakabase sa web na pag-aari ng ConnectWise, isang sistema ng pamamahala sa imprastruktura.
4. Confluence Isang pakikipagtulungan ng negosyo, komunikasyon at dokumentasyon na malawakang ginagamit sa industriya ng IT.
5. DokuWiki Ang isang libreng tagalikha ng Wiki na maaaring magamit upang makabuo ng isang base na kaalaman sa kaalaman.

Ang pagpapanatili ng dokumentasyon ng IT sa digital na format ay ang unang hakbang sa pagkuha ng dokumentasyon ng korporasyon sa isang magagamit na estado. Ito ay isang pangkaraniwang reaksyon upang mag-print ng mga dokumento at ilagay ito sa isang aparador. Iyon ay isang kapaki-pakinabang na diskarte para sa tao o kumpanya na lumikha ng dokumentasyon dahil nagbibigay ito ng pisikal, visual na patunay ng kanilang masipag. Gayunpaman, ang karamihan sa mga tao ay sumasang-ayon sa mga araw na ito ang labis na paggamit ng papel ay dapat iwasan. Ang mga naka-print na dokumento ay tumatagal ng puwang, nangangailangan sila ng isang pamumuhunan sa mga cabinets ng imbakan, at nangangailangan sila ng maraming mga puno na maputol.

Ang pangalawang hakbang ay ang pag-standardize ang format ng imbakan na ginamit para sa mga dokumento na iyon. Kung ang mga dokumento ng IT ay nagmula sa digital na format, pagkatapos ay mayroong isang mataas na posibilidad na sila ay nasa isang maliit na bilang ng mga uri ng dokumento. Ang mga format ng Microsoft Word at PDF ay napaka-pangkaraniwan at maaaring ma-convert sa iba pang mga format.

Ang pangwakas na yugto ay i-index ang mga nilalaman ng mga dokumento. Ito ay isang matrabaho na gawain kapag manu-manong gumanap, ngunit maaaring makumpleto ng mga awtomatikong proseso nang napakabilis.

Hindi pinansin ang mga dokumento ng IT madalas na na-access ang mga mapagkukunan ng impormasyon nangangailangan lamang ng isang mahusay na tool sa pamamahala ng dokumento. Ang isang hakbang na mas mahusay ay upang lumikha ng lahat ng mga dokumento ng IT ng iyong kumpanya sa isang format na file na naka-set up para sa pagpapakahulugan sa mga naa-access na mga sistema na nakabase sa web, tulad ng Format ng Wiki.

Maraming mga sistema ng pamamahala ng dokumento na magagamit sa merkado. Gayunpaman, ito ay isang kategorya ng software na ilang tao ang nakakaalam tungkol sa at hindi maraming mga tao ang nakakaalam kung ano ang hahanapin upang tama masuri ang lahat ng mga pagpipilian.

Sinuri namin ang merkado. Inilista namin ang mga kinakailangang katangian ng isang tool sa dokumento ng IT at pagkatapos ay tiningnan ang lahat ng mga produkto sa merkado upang makita kung aling tumugma sa listahan ng mga kinakailangan.

Ang pinakamahusay na tool sa dokumentasyon ng IT

Ang bawat isa sa mga sistemang dokumentasyon ng IT ay medyo naiiba. Ang bawat isa ay may iba’t ibang lakas at mag-apela sa iba’t ibang mga organisasyon. Ang ilan ay lumikha ng mga format ng pagpapakita ng dokumento na mukhang mga web page at ang ilan ay mas angkop sa pag-import ng mga umiiral na dokumento kaysa sa iba. Ang ilan ay mga sistema ng dokumentasyon kung saan dapat isulat ang iyong dokumentasyon ng system. Ang iba ay mga tool sa pagtuklas ng system na awtomatikong bubuo ang iyong dokumentasyon sa IT.

Maaari mong basahin ang higit pa tungkol sa mga pagpipiliang ito sa mga sumusunod na seksyon.

1. Ang SolarWinds Passportal (GET DEMO)

Pasaporte ay nakuha ng Mga SolarWinds, ang nangungunang tagagawa ng mga tool sa pamamahala ng imprastruktura ng IT, noong Abril 2023. Sa pamamagitan ng isang serye ng mga pagbili, ang SolarWinds ay lumikha ng isang malakas na dibisyon na naglalayong magbigay ng suporta ng software para sa pinamamahalaang mga nagbibigay ng serbisyo. Ang pasaporte ay bahagi na ng dibisyong iyon, tinawag SolarWinds MSP.

Nag-aalok ang Passportal ng isang halo ng mga serbisyo para sa mga MSP. Isa ay isang sistema ng pamamahala ng password at isa pa isang manager ng dokumento. Bagaman ang serbisyong iyon ay tinawag SolarWinds Document Manager, ito ay bahagi ng Passportal suite at dumating sa SolarWinds kasama ang kamakailang pagkuha.

Ang tagapamahala ng password ng Passportal at Tagapamahala ng Dokumento ng SolarWinds ang pangunahing bahagi ng Passportal Suite. Imposibleng mag-subscribe sa system ng dokumento nang hindi din kinuha ang tagapamahala ng password.

Ang pasaporte ay isang serbisyo ng Cloud at nilalayon nito ang mga MSP. Inaasahan na gagamitin ng mga MSP ang sistema ng dokumentasyon sa loob at ilalatag din ito upang magbigay ng mga tindahan ng impormasyon para sa mga kumpanya ng kliyente at kanilang mga empleyado. Halimbawa, ang isang MSP ay maaaring magbawas sa bilang ng mga empleyado ng kliyente na tumatawag sa help desk sa pamamagitan ng pagtatayo isang batayang kaalaman sa tulong sa sarili na nagpapaliwanag kung paano malulutas ang mga problema sa network ng kliyente.

Ang lohika sa likod ng pagsasama ng pagkakaloob ng mga tagapamahala ng password at mga tindahan ng dokumento ay ang dalawang lugar na ito ay suportado ang karamihan sa mga tawag na gagawin ng mga empleyado ng kliyente sa help desk na ibinigay ng MSP.

Parehong ang sistema ng dokumento isang tindahan ng impormasyon, isang suite sa pag-edit, at isang sistema ng pag-format ng pagtatanghal. Nagsisimula ang system sa pamamagitan ng paggabay sa MSP sa kung anong impormasyon upang kunin mula sa mga technician na nagtatrabaho para sa isang kumpanya ng kliyente kapag ang MSP ay unang nag-bid para sa isang kontrata.

Ang kaalaman tungkol sa sistema ng kliyente ay mahalaga upang magsulat ng isang tumpak na kontrata ng serbisyo. Kapag nagsimula ang relasyon sa pagtatrabaho, ang mga tekniko ng kliyente ay kailangang hikayatin na ibigay ang kanilang kaalaman sa system na kanilang pinapatakbo.

Ang impormasyong ito ay maaaring lumipat sa mga SOP na nakaimbak sa tagapamahala ng dokumento. Sa pamamagitan ng hakbang-hakbang, ang MSP ay makakaya bumuo ng isang kahulugan ng system, kung paano patakbuhin ito, at kung paano ginagamit ito ng mga empleyado. Ang ilan sa impormasyong iyon ay magiging gabay para sa mga technician ng MSP at ang ilan ay magiging mga gabay sa pag-aayos upang paganahin ang mga gumagamit ng mga system ng mga kliyente upang ayusin ang kanilang sariling mga problema. Kaya mo humiling ng isang demo sa kanilang site.

Pasaporte mula sa SolarWindsGet Demo

2. IT Glue

Ang IT Glue ay ang pangunahing karibal sa SolarWinds Passportal. Ito ang sistema ng dokumentasyon, pag-aari ni Kaseya, isang pangunahing tagapagtustos ng MSP software. Pinagsasama din ng IT Glue ang password at pamamahala ng dokumento sa parehong serbisyo.

Sa kabila ng pagmamay-ari ng isang prodyuser ng PSA at RMM suites, hindi itinatakda ng ITGlue ang interoperability nito sa mga produktong kapatid nito. Tiyak, mayroong mga pagsasama para sa ITGlue kasama ang mga KAAA PSA at RMM system, na tinawag Kaseya BMS at Kaseya VSA. Ang sistema ng dokumentasyon ay nagsasama rin sa karibal na MSP software na ginawa ng kagustuhan ng Pulseway, ConnectWise, at SolarWinds.

Ang IT Glue ay isang serbisyo na batay sa ulap na sisingilin para sa pamamagitan ng subscription. Magagamit ang serbisyo sa tatlong edisyon: Pangunahing, Piliin, at Enterprise. Ito ang lahat ng mga presyo bawat gumagamit bawat buwan na may isang minimum na headcount ng lima – bagaman magagamit ang edisyon ng Enterprise para sa isa hanggang apat na mga gumagamit sa mas mataas na buwanang presyo kaysa sa plano ng limang gumagamit. Walang opsyon na nasa lugar. Kasama sa lahat ng mga plano ang platform ng dokumentasyon. Ang serbisyo ay nagbibigay ng isang kaalaman base / wiki-style editor, na nagbibigay din ng isang istraktura ng imbakan ng impormasyon.

Nag-aalok ang IT Glue utility ng isang sistema ng pagtuklas bilang isang tampok na add-on, hindi kasama sa karaniwang mga edisyon. Ang sistemang autodiscovery na ito ay awtomatikong galugarin ang mga imbentaryo ng hardware at software ng isang network at idokumento ang lahat ng mga ito.

Ang sistemang IT Glue ay lumilikha ng isang balangkas para sa dokumentasyon, nagbibigay ng mga template para sa pagsulat, at mga istraktura na naitala ang impormasyon para sa paglalahad. Nagbibigay din ito ng puwang ng imbakan para sa base ng dokumento at mga interface para sa mga tagalikha at mga mamimili ng mga tindahan ng dokumento. Ang lahat ng mga komunikasyon sa serbisyo ng ITGlue ay protektado ng pag-encrypt, tulad ng data na nakaimbak sa server ng IT Glue.

Ang IT Glue ay gumagawa ng isang alternatibong pakete, na tinatawag na MyGlue. Ang MyGlue system ay isang platform ng self-service na mag-sign up para sa direktang mga kliyente, samantalang IT Glue sinadya upang magamit ng mga MSP upang magamit ang impormasyon sa mga empleyado ng kumpanya ng kliyente. Kasama sa MyGlue ang pag-reset ng password at mga pasilidad sa paglikha ng kaalaman sa base.

3. ITBoost

ITBoost ay pag-aari ni KumonektaWise, na kung saan ay isa pang pangunahing tagagawa ng mga sistema ng pamamahala ng imprastruktura. Ito rin ang nangungunang tagapagtustos ng software sa mga MSP. Kaya ang ITBoost, ITGlue, at Passportal ay nasa malapit na kumpetisyon.

Tulad ng mga pangunahing karibal nito, ang ITBoost ay isang serbisyo ng ulap na naglalayong sa mga MSP at kasama rin dito ang mga serbisyo sa pamamahala ng password at password ng vault. Ang mga dokumento na nilikha ng ITBoost ay maaaring magpakita ng impormasyon sa mga panloob na gumagamit o panlabas na mga gumagamit. Kasama sa mga dokumento para sa mga panlabas na gumagamit ang isang format ng feedback form na nagbibigay-daan sa iyong empleyado ng mga customer na bigyan ang mga rating ng serbisyo ng MSP.

Ang sistema ng ITBoost ay may kakayahan upang mag-import ng mga dokumento at may kasamang editor din. Ang isa pang kawili-wiling tampok ay ang kakayahang mag-aliw ng impormasyon mula sa mga tiket ng suporta. Ang mga pasilidad ng pangangalap ng data, istraktura ng pagtatanghal, at mga template ng dokumento ay pinagsama upang suportahan ang paglikha ng SOP para sa mga kawani ng MSP at isang base na kaalaman para sa mga suportadong gumagamit.

Ang ITBoost ay may isang raft ng mga pag-andar na umaasa sa co-pagkakaroon ng ConnectWise sa site – Pagkontrol ng ConnectWise, Ikonekta angWWS, at Kumonekta ngWiseWise. Kasama rin dito ang pagrekord ng mga pagsasaayos ng aparato, na tumutulong upang idokumento ang mga system na pinamamahalaan ng MSP.

Ang komunikasyon sa buong internet at pag-iimbak ng data sa mga server ng ITBoost ay naka-encrypt lahat para sa seguridad.

Sa kabila ng pagiging isang pag-aari ng ConnectWise, maaaring isama ng ITBoost sa karibal na mga sistema ng PSA na ibinigay ng, bukod sa iba pa, Kaseya, at Pulseway. Sumasama rin ito sa mga pakete ng RMM na gawa ng mga gusto ng Atera, Mga SolarWinds, at Kaseya. Sumasama rin ito sa ITGlue, Slack, at isang hanay ng mga sistema ng telepono ng VoIP. Ang ITBoost ay magagamit sa isang 14-araw na libreng pagsubok.

4. Pagkumpiyansa

Ang Confluence ay isang produkto ng Australian software house, Atlassian. Ito ay isang matagumpay na dokumentasyon, pakikipagtulungan, at sistema ng pamamahala ng kaalaman. Ang Atlassian ay nagmamay-ari din Jira, ang tool sa pamamahala ng proyekto, at ang parehong mga sistema ay nagsasama upang lumikha ng isang suite ng suporta sa proyekto.

Ang kumbinasyon ng Jira para sa pagpaplano ng proyekto at pamamahala sa Confluence para sa dokumentasyon at komunikasyon ay napakapopular sa mga maliksi na mga koponan sa pag-unlad. Ang kumpiyansa ay inilarawan bilang isang pribadong platform sa social media para sa mga negosyo. Ang tool ay magagamit mula noong 2004 at nagbago nang radikal mula noon. Sa una, ito ay halos kapareho sa karaniwang format ng Wiki. Gayunpaman, ang parehong paraan ng pagpapatakbo ng system at ang estilo ng interface ay parehong nagbago mula noon.

Ang hitsura at layunin ng mga pahina na nilikha sa Confluence ay napaka-agpang at hinihimok ng mga template. Ang nagresultang sistema ng dokumentasyon ay mukhang katulad ng isang website. Ang iba’t ibang uri ng mga pahina ay nagbibigay-daan sa paglikha ng mga anunsyo, mahahanap na mga base ng kaalaman, at mga pahina ng komento ng grupo.

Kasama ang tool isang gabay na editor, na pinapagaan ang paglikha ng mga pahina sa pamamagitan ng mga template. Ang mga naunang nakasulat na dokumento ay maaaring na-import sa isang sistema ng dokumento na nilikha ng Confluence. Gayunpaman, ang layunin ng Confluence ay suportahan ang paglikha ng mga dokumento na nilikha sa loob ng kapaligiran kaysa kumilos bilang isang tindahan ng dokumento, bagaman ang puwang ng imbakan ay kasama kasama ang mga online na pag-access ng mga plano ng tool.

Ang kumpiyansa ay magagamit bilang isang serbisyo sa subscription na batay sa ulap o bilang software sa mga nasasakupang lugar. Mayroong limang mga pagpipilian ang mga mamimili kapag isinasaalang-alang ang software na ito. Mayroong tatlong mga edisyon para sa serbisyo na batay sa ulap at dalawang mga pagpipilian sa pagbili para sa software sa nasasakupang lugar.

Ang tatlong edisyon ng Cloud Confluence ay Libre, Pamantayan, at Premium. Ang isang maliit na negosyo ay maaaring magawa sa libreng bersyon. Habang pinapayagan ng mga bersyon ng Standard at Premium hanggang sa 5,000 mga gumagamit bawat account, ang libreng bersyon ay limitado sa 10. Ang pinakamahalagang dagdag na tampok sa dalawang bayad na bersyon ay pag-log sa pag-log. Ang edisyon ng Premium ay may maraming mga extra sa Standard bersyon ngunit ang pinakamahalaga ay ang pagsasama ng isang module ng analytics. Ang espasyo sa pag-iimbak ay isa pang tagapag-iba ng isang Libreng account na nakakakuha ng 2 GB, ang Pamantayang account na mayroong 250 GB, at isang walang limitasyong allowance ng imbakan para sa Premium edition.

Ang bersyon na nasa lugar, na tinawag Server, maaaring magkaroon para sa isang beses na bayad, ngunit kailangan mong magpasya sa bilang ng mga gumagamit na magkakaroon ng access sa software dahil iyon ang nag-iisang kadahilanan na nakakaimpluwensya sa presyo. Tinawag ang mas mataas na edisyon sa lugar Data Center. Na-presyo ito bawat taon at may kasamang cloud backup para sa data.

5. DokuWiki

Kung nais mong lumikha isang tradisyunal na format ng Wiki para sa iyong IT dokumentasyon, pagkatapos ay mayroon kang maraming mga pagpipilian sa editor at pamamahala ng dokumento. Karamihan sa kanila ay libre. Marahil, ang pinakamahusay sa lahat ng mga editor ng Wiki ay DokuWiki.

Ang isang malaking bentahe ng DokuWiki ay ang pagiging simple nito. Ginagawa nitong madaling mapanatili ang editor at software management software. Ang system ay hindi nangangailangan ng isang nauugnay na database para sa pag-index o pag-iimbak ng dokumento. Sa halip, ang sistema ng paghahatid ng nilalaman ng DokuWiki ay nagpapatakbo sa teksto ng mga file bilang isang mapagkukunan ng data.

Ang sistemang pamamahala ng nilalaman ng dokumento na ito ay unang inilabas noong 2004. Kaya, ang package ay nasa loob ng mahabang panahon, ginagawa itong isang maayos at matatag na piraso ng software.

Ito ay isang programa ng cross-platform, kaya hindi mo kailangang mag-alala na mayroon kang tamang uri ng server upang mai-host ang code. Dahil ito ay isang libreng piraso ng software, walang bersyon na batay sa ulap ng DokuWiki. Gayunpaman, maaaring mai-install ito sa isang AWS virtual server kung hindi mo nais na mapanatili ang isang nasa lugar na host.

Ang simple, libreng sistema ng pamamahala ng dokumento ay may ilang mga mahusay na tampok na kasama kontrol ng bersyon, sa bawat bersyon na napanatili, pagkokontrolado, mga template, at isang sistema ng plug-in upang palawakin ang pag-andar ng tool.

Ang tool ay hindi limitado sa pagpapakita lamang ng mga teksto sa Kanluran. May kakayahan din itong ipakita mga set ng character na hindi European, tulad ng Intsik, Arabe, at Hebreo. Ang CMS ay may isang integrated system sa pag-index at ang natapos na screen ng Wiki ay may kasamang isang ganap na gumagana na paghahanap ng pasilidad.

Kung hindi mo pag-isipan ang pag-host ng software sa lugar at ayaw mong magbayad para sa isang manager ng dokumento, ang tool na ito ay maaaring maging sagot na iyong hinahanap.

Pagpili ng isang tool sa dokumentasyon ng IT

Ang pagsusuri na ito ay nagtatanghal lamang ng isang maliit na bilang ng mga pagpipilian. Ang pangunahing desisyon na kakailanganin mong gawin ay kung nais mo ang isang naka-host na dokumentasyon ng manager o kung nais mong mapanatili ang software sa iyong sariling lugar.

Mayroong maraming mga pakinabang sa parehong mga diskarte sa online at sa bahay. Ang ilan sa mga tagapamahala ng IT ay hindi nakakatiyak na nagho-host ng kanilang intelligence sa negosyo sa labas ng ligtas na lugar ng kanilang mga kumpanya. Kung naglalarawan sa iyo, pagkatapos ay mayroon kang dalawang mga pagpipilian sa listahang ito sa anyo ng DokuWiki at Confluence. Mayroong apat na mga naka-host na serbisyo sa listahang ito dahil ang pagsasaayos na iyon ay nagiging mas at maa-access habang mas maraming mga kumpanya ang lumipat sa merkado.

Ang mga bayad na tool sa listahang ito ay maaaring patunayan na medyo mahal. Gayunpaman, kung ikaw ay isang maliit na kumpanya o isang pagsisimula na may napakakaunting gastusin, pagkatapos ay mayroon kang dalawang libreng pagpipilian sa listahang ito kung saan pipiliin: DokuWiki at ang Libreng edisyon ng Confluence.

Ang pagsulat ng iyong dokumentasyon ng IT sa mga editor ng mga tool sa pamamahala ng dokumento ay isang mas mahusay na ideya kaysa sa pag-scan lamang ng iyong umiiral na mga aklatan na batay sa papel. Ang mga espesyal na na-format na mga sistema ng pamamahala ng nilalaman ay mas mahusay sa pagbibigay ng dokumentasyon ng IT kaysa sa tradisyonal na full-page na dokumento dahil maaari silang gumawa ng mga maikling paglalarawan at magagamit na mabilis na mga tip pati na rin ang buong gabay ng gumagamit at mga manu-manong pamamaraan.

Gumagamit ka ba ng alinman sa mga tool sa aming listahan? Anong mga aspeto ng iyong kasalukuyang sistema ng pamamahala ng dokumento ng IT na iyong pinili mo? Mag-iwan ng mensahe sa Mga Komento seksyon sa ibaba upang maibahagi ang iyong mga opinyon sa komunidad.