7 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất


Công cụ quản lý tài liệu kết hợp các phương tiện lưu trữ với chức năng quyền truy cập. Các hệ thống tốt nhất cho phép cả quản trị viên, trưởng nhóm và người dùng cá nhân mỗi người có tiếng nói về cách các tệp trong hệ thống có thể được truy cập. Lý tưởng nhất là hệ thống quản lý tài liệu cũng bao gồm các tính năng liên tục để cho phép các doanh nghiệp phục hồi sau thảm họa.

Có một loạt các công cụ quản lý tài liệu có sẵn trên thị trường hiện nay và việc nghiên cứu tất cả chúng sẽ mất nhiều thời gian. Chúng tôi đã rút ngắn nhiệm vụ điều tra thị trường công cụ quản lý tài liệu bằng cách tạo ra một danh sách rút gọn.

Nếu bạn không có thời gian để đọc qua toàn bộ bài viết thì đây là danh sách các công cụ quản lý tài liệu tốt nhất của chúng tôi:

  1. Hộ chiếu SolarWinds (NHẬN DEMO) Trình quản lý mật khẩu và trình quản lý tài liệu có sẵn từ đám mây.
  2. Keo IT Trình quản lý mật khẩu và tài liệu dựa trên đám mây.
  3. ITBoost Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây.
  4. Hợp lưu Một hệ thống quản lý tài liệu được sử dụng rộng rãi cho các dự án CNTT.
  5. G-Suite Một sự kết hợp giữa Google Drive và Google Docs được bán cho các doanh nghiệp.
  6. Bộ văn phòng Zoho Một gói các công cụ chỉnh sửa tài liệu, lưu trữ và quản lý tài liệu.
  7. Đám mây DocuWare Dịch vụ lưu trữ, lưu trữ và quản lý tài liệu dựa trên đám mây.

Các công cụ quản lý tài liệu tốt nhất

Bạn có thể đọc thêm về từng hệ thống trong các phần sau.

1. Hộ chiếu SolarWinds (NHẬN DEMO)

Bảng điều khiển hộ chiếu

Hộ chiếu của SolarWinds nhằm vào các nhà cung cấp dịch vụ được quản lý và được tiếp thị bởi SolarWinds MSP phân chia. Đề xuất là MSP sẽ sử dụng hệ thống quản lý tài liệu cho cả tài liệu của riêng họ và như một dịch vụ bổ sung có thể được tiếp thị lại cho khách hàng của họ.

Không có lý do tại sao các công ty không nên mua hệ thống trực tiếp để sử dụng riêng của họ. Đây là dịch vụ dựa trên đám mây và vì vậy có thể truy cập từ bất kỳ hệ điều hành nào thông qua trình duyệt.

Passportal Suite bao gồm một trình quản lý mật khẩu cũng như một trình quản lý tài liệu. Đây là gói cơ sở của Passportal, vì vậy không thể đăng ký chỉ với công cụ quản lý tài liệu, được gọi là Quản lý tài liệu SolarWinds.

Trình quản lý tài liệu SolarWinds không chỉ là một hệ thống lưu trữ tệp đám mây, mặc dù không gian máy chủ được bao gồm trong gói. Dịch vụ này bao gồm các khung xuất bản cho các loại tài liệu khác nhau. Ví dụ, rất dễ dàng để tạo một kiến ​​thức trực tuyến cho người dùng trong hệ thống Passportal. Công cụ bao gồm một bộ chỉnh sửa cũng như cho phép các tài liệu được tải lên hệ thống lưu trữ tệp.

Hệ thống lưu trữ tệp là được bảo vệ bằng mã hóa và truy cập chỉ được cho phép bởi tài khoản người dùng được bảo vệ bằng mật khẩu.

Hệ thống này rất tốt để tạo tài liệu thông tin nhóm và hệ thống thông tin người dùng cũng như quản lý tài liệu của công ty. Nếu bạn cũng quan tâm đến tiện ích quản lý mật khẩu trong gói, công cụ này có thể tích hợp với Thư mục hoạt độngLDAP hệ thống để thống nhất quyền truy cập của toàn bộ doanh nghiệp của bạn tại một địa điểm.

Hộ chiếu được tính cho theo đăng ký trên mỗi người dùng, trả trước hàng tháng. Không cần phải đưa ra một hợp đồng để sử dụng dịch vụ và không có yêu cầu thời gian đăng ký tối thiểu. Hệ thống này có nhiều bên thuê, vì vậy nếu các MSP muốn bán Trình quản lý tài liệu SolarWinds cho khách hàng của họ, họ có thể cung cấp cho mỗi không gian lưu trữ được phân đoạn riêng của họ được giữ riêng cho từng khách hàng. Bạn có thể yêu cầu bản demo trên trang web của họ.

Bản thử nghiệm SolarWinds PassportalGet

2. Keo dán IT

ITGlue

Keo ITdịch vụ dựa trên đám mây và nó rất giống với Passportal vì nó cũng kết hợp quản lý mật khẩu và tài liệu. Giống như Passportal, công cụ này được bán cho các nhà cung cấp dịch vụ được quản lý, nhưng cũng có phiên bản dành cho các công ty người dùng cuối mua trực tiếp. Phiên bản đó được gọi là MyGlue và MSP có thể được mua dưới dạng tiện ích bổ sung cho CNTT Keo hoặc đăng ký dưới dạng gói độc lập. Keo IT là thuộc sở hữu của Kaseya, cũng sản xuất phần mềm RMM và PSA cho MSP.

Cũng như cho phép các tài liệu được tải lên và lưu trữ trong hệ thống CNTT Keo, giao diện người dùng bao gồm trình chỉnh sửa cơ sở kiến ​​thức / kiểu wiki, giúp các nhóm tạo nguồn thông tin thông qua cấu trúc được hướng dẫn. Các trình soạn thảo bao gồm các mẫu cho các loại tài liệu khác nhau và chúng hoạt động như một hướng dẫn khi chuẩn bị các tài liệu mới trong nền tảng. Khả năng triển khai một khung đặc biệt quan trọng đối với các cửa hàng thông tin có cấu trúc, chẳng hạn như Wikis.

Gói IT Keo bao gồm không gian lưu trữ, được phân chia cho mỗi người dùng và yêu cầu thông tin đăng nhập. Các quyền truy cập đó có thể được quản lý trong trình quản lý mật khẩu được tích hợp trong nền tảng Keo CNTT. Lưu trữ tài liệu được mã hóa và tất cả các giao dịch chuyển giữa trang web của bạn và hệ thống ITGlue cũng được bảo vệ bằng mã hóa. Điều đó bao gồm tải lên và tải xuống tệp và cả thông tin liên lạc giữa phần mềm bảng điều khiển trên máy chủ ITGlue và trình duyệt của người dùng truy cập bảng điều khiển.

Gói keo IT có thể được tăng cường bởi tiện ích bổ sung. Hệ thống MyGlue là một trong số đó. Một cái khác là hệ thống phát hiện mạng, trong đó sẽ liệt kê tất cả các phần cứng và phần mềm hoạt động trên trang web của bạn. Quá trình này tạo ra một kho lưu trữ cơ sở hạ tầng CNTT của bạn, được cập nhật liên tục. Vì vậy, có thể sử dụng keo IT cho Giám sát Hệ Thống cũng như quản lý tài liệu và mật khẩu.

Keo IT là trả tiền cho thuê bao. Nó được đóng gói trong ba phiên bản: Căn bản, Lựa chọn, và Doanh nghiệp – tất cả các kế hoạch bao gồm nền tảng tài liệu. Phí được tính cho mỗi người dùng mỗi tháng.

3. ITBoost

Bảng điều khiển ITBoost

ITBoost là một cái khác hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây được bán cho các MSP, nhưng nó cũng có thể được sử dụng bởi các bộ phận CNTT trong nhà. Dịch vụ này là được sở hữu bởi Kết nối, nơi cũng sản xuất các hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng và phần mềm hỗ trợ MSP. Giống như ITGlue và Passportal, ITBoost cũng bao gồm một trình quản lý mật khẩu.

Bảng điều khiển quản trị viên của dịch vụ bao gồm một màn hình cho không gian lưu trữ tài liệu được bao gồm trong gói. Mục đích chính của hệ thống tài liệu này là tạo ra và bảo trì kiến thức cơ bản. Tuy nhiên, không phải tất cả các tài liệu cần phải được cung cấp cho người dùng. Hệ thống cho phép các tài liệu được nhập hoặc xuất và cũng có thể giữ tài liệu ở chế độ riêng tư và không được cung cấp cho cơ sở tri thức mà người dùng có thể nhìn thấy.

Hệ thống cho phép tạo ra các loại khác nhau của nhóm tài liệu, chẳng hạn như lời khuyên cho người dùng và hướng dẫn sử dụng nội bộ của MSP hoặc nhân viên phòng CNTT. Một ví dụ về các tài liệu của bộ phận sẽ là các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). Hướng dẫn sử dụng sẽ được thêm vào cơ sở kiến ​​thức hướng đến người dùng. Danh mục thứ ba là một cơ sở tri thức dành cho khách hàng của các công ty khách hàng được phục vụ bởi MSP. Thể loại này cũng bao gồm hình thức phản hồi để khách hàng điền và đưa ra xếp hạng về chất lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc hỗ trợ mà họ nhận được.

Nền tảng ITBoost bao gồm biên tập tài liệu cho phép tạo ra các tài liệu trong môi trường. Hệ thống có thể được sử dụng làm kho lưu trữ tài liệu chính hoặc hệ thống dự phòng / trực tiếp, với các tài liệu gốc trợ giúp trong một kho lưu trữ tài liệu riêng biệt tại chỗ hoặc trên một dịch vụ lưu trữ đám mây khác.

Các cửa hàng dữ liệu đều được bảo vệ với mã hóa như tất cả các giao tiếp giữa người dùng và máy chủ ITBoost. Tài liệu được bảo vệ bởi các kiểm soát sửa đổi.

Kế hoạch bao gồm các tính năng quản lý hệ thống khác, chẳng hạn như kiểm soát cấu hình và sao lưu. Ngoài ra còn có một Quản lý chứng chỉ SSL tính năng trên nền tảng.

ITBoost tích hợp với một số hệ thống quản trị hệ thống ConnectWise, chẳng hạn như Điều khiển ConnectWise, Kết nối tự động, và Quản lý ConnectWise. Nó cũng sẽ tích hợp với phần mềm MSP RMM và PSA được sản xuất bởi các nhà cung cấp khác, như SolarWinds, Pulseway, Atera và Kaseya. ITBoost có sẵn trong 14 ngày dùng thử miễn phí.

4. Hợp lưu

Hợp lưu

Hợp lưu, bởi Atlassian, được sử dụng rộng rãi cho tài liệu dự án CNTT. Nó tích hợp tốt với Jira, đó là một công cụ quản lý dự án được sản xuất bởi cùng một công ty. Công cụ quản lý tài liệu này, do đó, sẽ là một lựa chọn đặc biệt tốt nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống lưu trữ tài liệu quản lý dự án. Sự kết hợp Confluence và Jira đặc biệt phù hợp cho dự án phát triển nhanh.

Hệ thống kết hợp là dịch vụ dựa trên đám mây bao gồm không gian lưu trữ tài liệu. Nó cũng có sẵn như là phần mềm tại chỗ. Có thể tải tài liệu lên kho lưu trữ tài liệu và cả nhập chúng vào hệ thống trình bày tài liệu đó là một phần của nền tảng hợp lưu. Việc sản xuất tài liệu trong các trình soạn thảo Confluence là phổ biến hơn và sau đó lưu trữ văn bản trong hệ thống Kết hợp như một phần của cấu trúc trình bày tài liệu.

Trình chỉnh sửa bao gồm các mẫu, hoạt động như hệ thống CSS cho các trang web và áp đặt một định dạng trình bày nhất quán cho bộ tài liệu. Trên thực tế, sản phẩm cuối cùng của tài liệu Confluence trông rất giống một trang web.

Cùng với việc hình thành một cơ sở tài liệu, hệ thống Confluence bao gồm cơ sở để tạo trang cộng tác nhóm. Chúng bao gồm các diễn đàn trò chuyện để phối hợp nhiệm vụ, thông báo và thông báo.

Dịch vụ dựa trên đám mây được bán trên thị trường trong ba phiên bản và phần mềm tại chỗ có sẵn thông qua hai tùy chọn mua.

Ba phiên bản Cloud Confluence là Miễn phí, Tiêu chuẩn, và Cao cấp. Phiên bản miễn phí phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó bao gồm hệ thống quản lý tài liệu nhưng chỉ giới hạn ở 10 người dùng. Phiên bản Standard và Premium cho phép tối đa 5.000 người dùng mỗi tài khoản. Các phiên bản trả phí bao gồm ghi nhật ký kiểm toán, mà bạn sẽ cần nếu bạn tuân theo một tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu. Phiên bản Premium bao gồm một mô-đun phân tích. Dung lượng lưu trữ đi kèm với tài khoản Miễn phí là 2 GB, tài khoản Tiêu chuẩn có 250 GB đi kèm và phiên bản Premium bao gồm không gian lưu trữ không giới hạn.

Các phiên bản tại chỗ là Người phục vụ, với phí một lần dựa trên số lượng người dùng và  Trung tâm dữ liệu, bao gồm lưu trữ sao lưu đám mây và có giá mỗi năm.

5. G-Suite

Google Drive

Google G Suitegói kinh doanh dựa trên đám mây có thêm bảng điều khiển quản trị cho một số sản phẩm trực tuyến của Google thường miễn phí sử dụng. Các công cụ này là Gmail, Hangouts, Lịch, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Giữ, Biểu mẫu, Trang web và Google Drive. Mặc dù đây thực chất là một bộ năng suất, bao gồm một hệ thống quản lýlưu trữ đám mây làm cho nó trở thành một công cụ quản lý tài liệu.

Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày tương đương với Phần mềm soạn thảo văn bản, Excel, và PowerPoint. Các tệp được tạo bằng các sản phẩm Microsoft đó có thể được tải lên Google Drive và được lưu trữ, xem và chia sẻ thông qua nó. Tuy nhiên, để có được các tính năng cộng tác đầy đủ, cần phải nhập các tài liệu đó vào định dạng tương đương của Google, điều này rất dễ thực hiện.

Bảng điều khiển quản lý tài liệu cho phép quản trị viên cấp thông tin đăng nhập để truy cập vào một khu vực riêng, được phân đoạn trong không gian lưu trữ của Google. Hệ thống G Suite bao gồm chú thích tài liệu và các điều khiển được trao cho người tạo về việc ai có quyền truy cập vào tài liệu và mức độ truy cập của người khác. Một quản lý thiết bị di động công cụ trong trình quản lý tài liệu kiểm soát và ghi lại cách mỗi tài liệu được truy cập từ thiết bị di động. Các tài liệu đã xóa có thể được khôi phục và tất cả các thay đổi được ghi lại, cho phép các tài liệu được khôi phục về các phiên bản trước đó.

G Suite có sẵn trong ba phiên bản: Căn bản, Kinh doanh, và Doanh nghiệp. Tất cả bao gồm bảng điều khiển quản lý tài liệu và hệ thống quản lý mật khẩu người dùng với kho mật khẩu. Phiên bản Cơ bản có 30 GB dung lượng lưu trữ, trong khi phiên bản Doanh nghiệp và Doanh nghiệp có không gian lưu trữ đám mây không giới hạn. Google cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho mỗi gói.

6. Zoho Office Suite

Văn phòng Zoho

Bộ văn phòng Zoho là một gói phần mềm năng suất trực tuyến phản ánh các yếu tố có trong Microsoft Office.  Dịch vụ có thể được sử dụng miễn phí bởi các cá nhân, nhưng doanh nghiệp cần phải trả tiền cho hệ thống để có được thêm chức năng quản lý tài liệu và nhóm. Phiên bản team team của hệ thống được sử dụng miễn phí cho tối đa năm người dùng.

Các bảng điều khiển quản trị của Zoho Office Suite cho phép các tài khoản người dùng được thiết lập trên không gian lưu trữ. Truy cập vào bộ lưu trữ cũng tăng gấp đôi như tài khoản soạn thảo tài liệu. Người dùng có thể Tải lên Tài liệu vào các thư mục của họ hoặc tạo tài liệu mới. Mỗi chủ sở hữu tài liệu có quyền cho phép truy cập vào người khác và chỉ định các hành động mà những đồng nghiệp đó có thể thực hiện trên cơ sở từng tệp. Cũng có thể thiết lập thư mục chia sẻ tự động cung cấp cho những người tham gia quyền truy cập đầy đủ vào các tài liệu được lưu trữ trong đó.

Các trình soạn thảo trong Zoho Office Suite được gọi Nhà văn Zoho, Tấm Zoho, và Chương trình Zoho; những thứ này tương thích với Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Bộ này cũng bao gồm Máy tính xách tay Zoho, tương tự như Microsoft OneNote. Một tính năng người dùng khác trong hệ thống quản lý tài liệu này là Zia, một trợ lý ảo, thực hiện các dịch vụ như kiểm tra chính tả và trợ giúp người dùng.

Bộ Zoho Office được tính phí theo đăng ký mỗi người dùng mỗi tháng. Nó có sẵn trong ba phiên bản: Miễn phí, Tiêu chuẩn, và Cao cấp. Phiên bản miễn phí bao gồm 5 GB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng. Dung lượng được phân bổ cho mỗi người dùng trong phiên bản Tiêu chuẩn là 100 GB và mỗi người dùng được 1 TB dung lượng với gói Premium. Cả hai gói Standard và Premium đều có thể được thử nghiệm trong 15 ngày dùng thử miễn phí.

7. Đám mây DocuWare

Tài liệu

Đám mây DocuWare là một hệ thống quản lý tài liệu thuần túy – nó không bao gồm các biên tập viên trực tuyến để tạo tài liệu. Dịch vụ này nhằm cung cấp chức năng lưu trữ và lưu trữ tài liệu. Sau khi tạo tài liệu thông qua một ứng dụng như Microsoft Word, người dùng tải chúng lên một cá nhâncái mâmMùi trong kho lưu trữ đám mây. Khay đó là không gian cá nhân cho người dùng đó. Khay có thể được thiết lập dưới dạng thư mục trong người dùng Windows Windows Explorer để lưu tài liệu tự động tải chúng lên và các ứng dụng trên máy tính để bàn ngay lập tức có quyền truy cập vào tài liệu được lưu trữ trên đám mây mà không cần phải tải xuống trước.

Khi ở trên mây, tài liệu có thể được chia sẻ bằng cách gửi một liên kết thay vì gửi email một bản sao của tài liệu. Tất cả các loại tệp có thể được lưu trữ trên máy chủ DocuWare bao gồm hình ảnh của các tài liệu được quét và các tệp phương tiện. Máy chủ DocuWare sẽ lập chỉ mục từng tập tin, tìm kiếm từ khóa để cho phép truy xuất dễ dàng, ví dụ như trong giai đoạn khám phá điện tử của một thủ tục pháp lý hoặc bài tập kiểm toán.

Mặc dù có một bộ biên tập toàn diện của Microsoft Office trong gói DocuWare Cloud, nhưng nền tảng này bao gồm người xem tài liệu. Trình xem này có một số tính năng chỉnh sửa, chẳng hạn như khả năng đánh dấu văn bản và chú thích tài liệu.

Cả người dùng chủ sở hữu và quản trị viên đều có thể thấy số liệu cho mỗi tài liệu trong cửa hàng. Các chi tiết như kích thước tệp, số lượng trang, tác giả và từ khóa có sẵn cho từng tệp riêng lẻ cho từng khay và cho toàn bộ tài khoản.

DocuWare Cloud là một hệ thống dựa trên đám mây và có sẵn trong bốn phiên bản: Căn bản, Chuyên nghiệp, Doanh nghiệp, và Doanh nghiệp lớn. Sự khác biệt chính giữa những điều này là dung lượng lưu trữ được phân bổ cho mỗi và số lượng người dùng mà mỗi gói cho phép. Bạn có thể truy cập DocuWare Cloud trong 30 ngày dùng thử miễn phí.

Chọn một công cụ quản lý tài liệu

Định nghĩa của “quản lý tài liệuCung rất rộng và bao gồm một loạt các tùy chọn. Nếu bạn muốn có một bộ năng suất nhóm với bảng điều khiển của quản trị viên, thì bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn trong danh sách đề xuất của chúng tôi. Nếu bạn chỉ muốn dịch vụ lưu trữ và lưu trữ tài liệu với các tính năng quản lý thủ công và tự động, bạn cũng sẽ thấy điều đó.

Danh sách đề xuất của chúng tôi bao gồm các nhà quản lý tài liệu phù hợp với MSP và bộ phận CNTT. Có những công cụ trong danh sách này sẽ định dạng lại và chuẩn hóa tất cả tài liệu, lưu trữ chúng ở định dạng ban đầu hoặc cung cấp các trình soạn thảo cho phép bạn trình bày tất cả thông tin của mình một cách thống nhất.

Cho dù bạn cần một người quản lý tài liệu để lưu trữ hoặc trình bày, bạn sẽ tìm thấy giải pháp phù hợp trong số các đề xuất của chúng tôi.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map