7 Pinakamahusay na Software Management Software

Pinagsasama ng mga tool sa pamamahala ng dokumento ang mga pasilidad ng imbakan na may mga pag-andar ng mga karapatan sa pag-access. Pinapayagan ng pinakamahusay na mga system ang parehong mga administrador, pinuno ng koponan, at mga indibidwal na gumagamit sa bawat isa ay may kung paano mai-access ang mga file sa system. Sa isip, ang sistema ng pamamahala ng dokumento ay nagsasama rin ng mga tampok na pagpapatuloy upang paganahin ang mga negosyo mula sa mga sakuna.

Mayroong isang malawak na hanay ng mga tool sa pamamahala ng dokumento na magagamit sa merkado ngayon at ang pagsasaliksik sa kanilang lahat ay tatagal ng mahabang panahon. Pinaikli namin ang gawain ng pagsisiyasat sa merkado ng mga tool sa pamamahala ng dokumento sa pamamagitan ng paggawa ng isang maikling listahan.

Kung wala kang oras upang basahin ang buong post, narito aming listahan ng pinakamahusay na mga tool sa pamamahala ng dokumento:

  1. Ang SolarWinds Passportal (GET DEMO) Ang isang tagapamahala ng password at isang tagapamahala ng dokumento na magagamit mula sa ulap.
  2. IT Glue Cloud-based na dokumento at manager ng password.
  3. ITBoost Cloud-based na sistema ng pamamahala ng dokumento.
  4. Confluence Isang sistema ng pamamahala ng dokumento na malawakang ginagamit para sa mga proyekto ng IT.
  5. G-Suite Ang isang kombinasyon ng Google Drive at Google Docs ay naibenta sa mga negosyo.
  6. Zoho Office Suite Isang bundle ng mga editor ng dokumento, imbakan, at mga tool sa pamamahala ng dokumento.
  7. DocuWare Cloud Cloud-based na dokumento sa pag-iimbak, pag-archive, at serbisyo sa pamamahala.

Ang pinakamahusay na mga tool sa pamamahala ng dokumento

Maaari mong basahin ang higit pa tungkol sa bawat isa sa mga sistemang ito sa mga sumusunod na seksyon.

1. Ang SolarWinds Passportal (GET DEMO)

Pasaporte dashboard

Pasaporte ng SolarWinds ay naglalayong pinamamahalaang mga nagbibigay ng serbisyo at ipinagbibili ng SolarWinds MSP paghahati. Ang panukala ay gagamitin ng mga MSP ang sistema ng pamamahala ng dokumento kapwa para sa kanilang sariling dokumentasyon at bilang isang idinagdag na serbisyo na maaaring maisalin sa kanilang mga kliyente.

Walang dahilan kung bakit hindi dapat makuha ng mga kumpanya ang system nang direkta para sa kanilang sariling paggamit. Ito ay isang serbisyo na batay sa ulap at kaya naa-access mula sa anumang operating system sa pamamagitan ng isang browser.

Kasama sa Passportal Suite ang isang tagapamahala ng password pati na rin ang isang tagapamahala ng dokumento. Ito ang batayang package ng Passportal kaya hindi posible mag-subscribe lamang sa tool sa pamamahala ng dokumento, na tinawag SolarWinds Document Manager.

Ang SolarWinds Document Manager ay higit pa sa isang sistema ng imbakan ng cloud file, bagaman Ang puwang ng server ay kasama sa package. Kasama sa serbisyo ang pag-publish ng mga frameworks para sa iba’t ibang uri ng dokumentasyon. Halimbawa, napakadaling lumikha ng isang online na kaalaman para sa mga gumagamit sa loob ng sistemang Passportal. Kasama ang tool isang suite sa pag-edit pati na rin ang pagpapahintulot sa mga dokumento na mai-upload sa sistema ng imbakan ng file.

Ang system storage file ay protektado ng pag-encrypt at ang pag-access ay pinahihintulutan lamang ng mga account ng protektado ng password.

Ang sistemang ito ay mahusay para sa paglikha ng mga dokumento ng impormasyon ng koponan at mga sistema ng impormasyon ng gumagamit pati na rin ang pamamahala ng mga dokumento sa korporasyon. Kung interesado ka rin sa utility ng pamamahala ng password sa package, maaaring magsama ang tool na ito Aktibong Direktoryo at LDAP mga sistema upang pag-isahin ang mga karapatan sa pag-access ng iyong buong negosyo sa isang lokasyon.

Ang pasaporte ay sisingilin para sa sa pamamagitan ng subscription sa bawat gumagamit, bayad na buwan-buwan nang maaga. Hindi na kailangang gumawa ng isang kontrata upang magamit ang serbisyo at walang minimum na kinakailangan sa panahon ng subscription. Ang system ay multi-tenanted, kaya kung nais ng mga MSP na ibenta ang SolarWinds Document Manager sa kanilang mga kliyente maaari nilang ibigay ang bawat isa sa kanila ng kanilang sariling segmented storage space na pinananatiling hiwalay para sa bawat kliyente. Kaya mo humiling ng isang demo sa kanilang website.

Ang SolarWinds PassportalGet Demo

2. IT Glue

ITGlue

IT Glue ay isang serbisyo na batay sa ulap at ito ay halos kapareho sa Passportal sapagkat pinagsasama rin nito ang pamamahala ng password at dokumento. Tulad ng Passportal, ang tool na ito ay nai-market sa pinamamahalaang mga service provider, ngunit mayroon ding isang bersyon na naglalayong direktang pagbili ng mga kumpanya ng end-user. Ang bersyon na iyon ay tinawag MyGlue at mabibili ito ng mga MSP bilang isang add-on sa IT Glue, o nag-subscribe bilang isang standalone package. Ang IT Glue ay pag-aari ni Kaseya, na gumagawa din ng RMM at PSA software para sa mga MSP.

Pati na rin ang pagpapagana ng mga dokumento na mai-upload at maiimbak sa IT Glue system, ang interface ng gumagamit ay may kasamang isang kaalaman base / wiki-style editor, na tumutulong sa mga koponan na lumikha ng mga mapagkukunan ng impormasyon sa pamamagitan ng isang gabay na istraktura. Kasama sa mga editor ang mga template para sa iba’t ibang uri ng dokumentasyon at ang mga ito ay gumagabay bilang gabay kapag naghahanda ng mga bagong dokumento sa loob ng platform. Ang kakayahang mag-deploy ng isang balangkas ay partikular na mahalaga para sa nakabalangkas na mga tindahan ng impormasyon, tulad ng Wikis.

Kasama sa package ng IT Glue ang espasyo sa imbakan, na kung saan ay naka-segment sa bawat gumagamit at nangangailangan ng mga kredensyal para sa pag-access. Ang mga karapatan sa pag-access ay maaaring pinamamahalaan sa loob ng tagapamahala ng password na binuo sa platform ng IT Glue. Naka-encrypt ang imbakan ng dokumento at lahat ng paglilipat sa pagitan ng iyong site at ng system ng ITGlue ay protektado din ng pag-encrypt. Kasama rito ang mga pag-upload ng file at pag-download at ang mga komunikasyon sa pagitan ng console software sa ITGlue server at ang mga browser ng mga gumagamit na nag-access sa dashboard.

Ang pakete ng IT Glue ay maaaring dagdagan ng mga add-on. Ang MyGlue system ay isa sa mga ito. Ang isa pa ay a sistema ng pagtuklas ng network, na maglilista ng lahat ng mga hardware at software na operating sa iyong site. Ang prosesong ito ay lumilikha ng isang imbentaryo ng iyong imprastraktura ng IT, na palaging ina-update. Kaya, posible na gumamit ng IT Glue sistema ng pagsubaybay pati na rin ang pamamahala ng dokumento at password.

Ang IT Glue ay bayad para sa pamamagitan ng subscription. Naka-package ito sa tatlong edisyon: Pangunahing, Piliin, at Enterprise – Lahat ng mga plano isama ang platform ng dokumentasyon. Ang mga singil ay ipinapataw bawat gumagamit bawat buwan.

3. ITBoost

ITBoost dashboard

ITBoost ay isa pang sistema ng pamamahala ng dokumento na batay sa ulap na ipinagbibili sa mga MSP, ngunit maaari rin itong magamit ng mga in-house na departamento ng IT. Ang serbisyo ay pag-aari ni KumonektaWise, na gumagawa din ng mga sistema ng pamamahala ng imprastraktura at software ng suporta ng MSP. Tulad ng ITGlue at Passportal, kasama rin sa ITBoost ang isang tagapamahala ng password.

Kasama sa administrator ng dashboard ng serbisyo isang monitor para sa espasyo ng imbakan ng dokumento na kasama sa package. Ang pangunahing layunin ng sistemang ito ng dokumentasyon ay ang paglikha at pagpapanatili ng isang kaalaman base. Gayunpaman, hindi lahat ng mga dokumento ay kailangang magamit sa mga gumagamit. Pinapayagan ng system ang mga dokumento na mai-import o mai-export at posible rin na panatilihing pribado ang mga dokumento at hindi magagamit sa base ng kaalaman na nakikita ng mga gumagamit.

Pinapayagan ng system ang paglikha ng iba’t ibang mga kategorya ng mga pangkat ng dokumento, tulad ng payo para sa mga gumagamit, at mga gabay para sa panloob na paggamit ng kawani ng MSP o IT department. Ang isang halimbawa ng mga dokumento sa departamento ay karaniwang mga pamantayan sa pagpapatakbo (SOP). Ang mga gabay ng gumagamit ay maidaragdag sa base ng kaalaman na nakatuon sa gumagamit. Ang ikatlong kategorya ay isang base na kaalaman na inilaan para magamit ng mga customer ng mga kumpanya ng kliyente na pinaglingkuran ng isang MSP. Kasama rin sa kategoryang ito mga form ng feedback para punan ang mga customer at bigyan ang kanilang mga rating sa kalidad ng mga kalakal, serbisyo, o suporta na kanilang natanggap.

Kasama sa platform ng ITBoost mga editor ng dokumento na nagbibigay-daan sa paglikha ng mga dokumento sa loob ng kapaligiran. Ang system ay maaaring magamit bilang isang pangunahing tindahan ng mga dokumento o bilang isang backup / live na sistema, na may orihinal na mga dokumento ng tulong sa isang hiwalay na tindahan ng dokumento sa site o sa isa pang serbisyo sa pag-iimbak ng ulap..

Protektado ang lahat ng mga data store pag-encrypt tulad ng lahat ng mga komunikasyon sa pagitan ng gumagamit at ng mga server ng ITBoost. Ang mga dokumento ay protektado ng mga kontrol sa pagbabago.

Kasama sa plano ang iba pang mga tampok ng pamamahala ng system, tulad ng control control at backup. Mayroon ding isang Pamamahala ng sertipiko ng SSL tampok sa platform.

Ang ITBoost ay nagsasama sa ilan sa mga sistema ng pangangasiwa ng sistema ng ConnectWise, tulad ng Pagkontrol ng ConnectWise, Ikonekta angWWS, at Kumonekta ngWiseWise. Makakasama rin ito sa MSP RMM at PSA software na ginawa ng iba pang mga tagapagkaloob, tulad ng SolarWinds, Pulseway, Atera, at Kaseya. Ang ITBoost ay magagamit sa isang 14-araw na libreng pagsubok.

4. Pagkumpiyansa

Confluence

Confluence, ng Atlassian, ay malawak na ginagamit para sa dokumentasyon ng proyekto ng IT. Sumasama ito nang mabuti sa Jira, na kung saan ay isang tool sa pamamahala ng proyekto na ginawa ng parehong kumpanya. Ang tool na ito ng pamamahala ng dokumento, ay magiging isang mahusay na pagpipilian kung naghahanap ka para sa isang sistema ng imbakan ng dokumentasyon ng pamamahala ng proyekto. Ang kumbinasyon ng Confluence at Jira ay partikular na angkop para sa maliksi mga proyekto sa pag-unlad.

Ang sistema ng Confluence ay isang serbisyo na batay sa ulap kasama na ang puwang sa pag-iimbak ng dokumento. Magagamit din ito bilang software sa mga nasasakupang lugar. Posible na mag-upload ng mga dokumento sa tindahan ng dokumento at pati na rin i-import ang mga ito sa sistema ng pagtatanghal ng dokumento iyon ay bahagi ng platform ng confluence. Mas karaniwan na makagawa ng dokumentasyon sa mga editor ng Confluence at pagkatapos ay itago ang teksto sa loob ng system ng Confluence bilang bahagi ng isang istruktura ng pagtatanghal ng dokumento.

Kasama sa editor ang mga template, na kumikilos tulad ng CSS system para sa mga website at magpataw isang pare-pareho na format ng pangkasalukuyan para sa suite ng dokumento. Sa katunayan, ang dulo ng produkto ng isang dokumento ng Confluence ay mukhang katulad ng isang web page.

Pati na rin ang pagbubuo ng isang base ng dokumento, ang sistema ng Confluence ay may kasamang pasilidad upang lumikha mga pahina ng pakikipagtulungan ng koponan. Kasama dito ang mga chat forum para sa koordinasyon ng gawain, mga anunsyo, at mga abiso.

Ang serbisyong nakabase sa cloud ay naibebenta sa tatlong mga edisyon at ang software na nasa lugar ay magagamit sa pamamagitan ng dalawang mga pagpipilian sa pagbili.

Ang tatlong edisyon ng Cloud Confluence ay Libre, Pamantayan, at Premium. Ang libreng bersyon ay angkop para sa mga maliliit na negosyo dahil kasama dito ang sistema ng pamamahala ng dokumento ngunit limitado sa 10 mga gumagamit. Pinapayagan ang mga bersyon ng Standard at Premium hanggang sa 5,000 mga gumagamit bawat account. Kasama sa mga bayad na bersyon ang pag-log sa pag-log, na kakailanganin mo kung sumunod ka sa isang pamantayan sa seguridad ng data. Kasama sa edisyon ng Premium ang isang module ng analytics. Ang puwang ng imbakan na kasama ng Libreng account ay 2 GB, ang Standard account ay may kasamang 250 GB at kasama ang Premium edition na walang limitasyong espasyo sa imbakan.

Ang mga bersyon na nasa lugar ay Server, na may isang beses na bayad batay sa bilang ng mga gumagamit, at  Data Center, na kinabibilangan ng imbakan ng backup ng ulap at naka-presyo bawat taon.

5. G-Suite

Google Drive

Google G Suite ay isang package na nakabatay sa cloud-based na nagdaragdag ng isang console ng pangangasiwa sa isang bilang ng mga produktong online sa Google na karaniwang malayang gamitin. Ang mga tool na ito ay Gmail, Hangout, Kalendaryo, Dok, Sheet, Slides, Panatilihin, Mga Form, Site, at Google Drive. Kahit na ito ay mahalagang isang pagiging produktibo suite, ang pagsasama ng isang sistema ng pamamahala at imbakan ng ulap ginagawang tool sa pamamahala ng dokumento.

Ang mga Doktor, Sheet, at Slides ay katumbas ng Microsoft Word, Excel, at PowerPoint. Ang mga file na nilikha kasama ang mga produktong Microsoft ay maaaring mai-upload sa Google Drive at maiimbak, tiningnan, at maibahagi sa pamamagitan nito. Gayunpaman, upang makakuha ng buong tampok ng pakikipagtulungan, kinakailangan na mag-import ng mga dokumento na iyon sa katumbas na format ng Google, na madaling gawin.

Pinapayagan ng console ng manager ng dokumento ang isang tagapangasiwa na mag-isyu ng mga kredensyal para sa pag-access sa isang pribado, nakabahaging lugar ng puwang ng imbakan ng Google Drive ng kumpanya. Kasama sa sistema ng G Suite anotasyon ng dokumento at mga kontrol na ibinigay sa tagalikha kung sino ang may access sa isang dokumento at kung anong antas ng pag-access sa iba. A pamamahala ng aparato ng mobile ang tool sa loob ng manager ng dokumento at kinokontrol kung paano nakukuha ang bawat dokumento mula sa mga mobile device. Ang mga natanggal na dokumento ay maaaring maibalik at lahat ng mga pagbabago ay naka-log, na nagpapagana ng mga dokumento na igulong pabalik sa mga naunang bersyon.

Magagamit ang G Suite sa tatlong edisyon: Pangunahing, Negosyo, at Enterprise. Kasama sa lahat ang dokumento sa pamamahala ng dokumento at isang sistema ng pamamahala ng password ng gumagamit na may isang vault ng password. Ang Pangunahing edisyon ay may 30 GB ng imbakan, habang ang mga edisyon ng Negosyo at Enterprise ay walang limitasyong espasyo sa pag-iimbak ng ulap. Nag-aalok ang Google ng isang 14-araw na libreng pagsubok para sa bawat plano.

6. Zoho Office Suite

Opisina ng Zoho

Zoho Office Suite ay isang online bundle ng software software na nagsasalamin sa mga elemento na nilalaman sa Microsoft Office.  Ang serbisyo ay maaaring magamit nang libre ng mga indibidwal, ngunit ang mga negosyo ay kailangang magbayad para sa system upang makakuha idinagdag ang mga function ng pamamahala ng koponan at dokumento. Ang bersyon ng koponan ng system ay libre upang magamit hanggang sa limang mga gumagamit.

Ang console ng administrasyon ng Zoho Office Suite ay nagbibigay-daan sa mga account ng gumagamit na mai-set up sa espasyo sa imbakan. Ang pag-access sa imbakan ay nagdodoble rin bilang mga dokumento ng editor ng dokumento. Maaari ng mga gumagamit mag-upload ng mga dokumento sa kanilang mga folder o lumikha ng mga bagong dokumento. Ang bawat may-ari ng dokumento ay may karapatan na pahintulutan ang pag-access sa iba at tukuyin ang mga aksyon na maaaring gawin ng mga kasamahan sa isang batayan ng file-by-file. Posible ring mag-set up ibinahaging folder na awtomatikong bigyan ang mga kalahok ng buong pag-access ng mga karapatan sa mga dokumento na nakaimbak sa loob nito.

Ang mga editor sa loob ng Zoho Office Suite ay tinawag Zoho Manunulat, Zoho Sheet, at Zoho Ipakita; ang mga ito ay katugma sa Microsoft Word, Excel, at PowerPoint. Kasama rin sa suite Zoho Notebook, na katulad ng Microsoft OneNote. Ang isa pang tampok ng gumagamit sa sistemang pamamahala ng dokumento na ito ay Si Zia, isang virtual na katulong, na nagsasagawa ng mga serbisyo tulad ng spell check at tulong ng gumagamit.

Ang Zoho Office suite ay sinisingil para sa pamamagitan ng subscription sa bawat gumagamit bawat buwan. Magagamit ito sa tatlong edisyon: Libre, Pamantayan, at Premium. Kasama sa Libreng bersyon ang 5 GB ng cloud storage bawat gumagamit. Ang imbakan na inilalaan sa bawat gumagamit sa Standard na bersyon ay 100 GB at ang bawat gumagamit ay nakakakuha ng 1 TB ng puwang na may Premium plan. Parehong ang mga Plano at Premium na plano ay maaaring masuri sa isang 15-araw na libreng pagsubok.

7. DocuWare Cloud

DocuWare

DocuWare Cloud ay isang purong sistema ng pamamahala ng dokumento – hindi kabilang dito ang mga online na editor para sa paglikha ng mga dokumento. Ang serbisyong ito ay naglalayong magbigay pag-iimbak ng dokumento at pag-archive. Matapos lumikha ng mga dokumento sa pamamagitan ng isang application tulad ng Microsoft Word, nai-upload ang mga ito sa isang personal na “tray“Sa imbakan ng ulap. Ang tray na iyon ay ang personal na puwang para sa gumagamit na iyon. Ang tray ay maaaring mai-set up bilang isang folder sa Windows Explorer ng gumagamit upang ang pag-save ng mga dokumento awtomatikong mai-upload ang mga ito at mga application sa desktop agad na makakuha ng access sa mga naka-imbak na ulap nang hindi kinakailangang i-download ang mga ito.

Minsan sa ulap, maaaring maibahagi ang mga dokumento sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang link sa halip na mag-email ng isang kopya ng dokumento. Ang lahat ng mga uri ng mga file ay maaaring maiimbak sa server ng DocuWare kabilang ang mga larawan ng mga na-scan na dokumento at mga file ng media. Ang server ng DocuWare i-index ang bawat file, paghahanap nito para sa mga keyword upang paganahin ang madaling pagkuha, halimbawa sa panahon ng e-pagtuklas ng isang ligal na pamamaraan o ehersisyo sa pag-awdit.

Bagaman walang komprehensibong suite ng mga editor ng estilo ng Microsoft Office sa pakete ng DocuWare Cloud, kasama ang platform isang viewer ng dokumento. Ang viewer na ito ay may ilang mga tampok sa pag-edit, tulad ng kakayahang markahan ang teksto at i-annotate ang mga dokumento.

Parehong may-ari ng gumagamit at tagapangasiwa ay makita mga sukatan para sa bawat dokumento sa tindahan. Ang mga nasabing detalye tulad ng laki ng file, bilang ng mga pahina, may-akda, at mga keyword ay magagamit para sa mga indibidwal na file, para sa bawat tray at para sa account sa kabuuan.

Ang DocuWare Cloud ay isang sistema na batay sa ulap at magagamit sa apat na mga edisyon: Pangunahing, Pro, Enterprise, at Malaking Enterprise. Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan nito ay ang halaga ng imbakan na inilalaan sa bawat isa at ang bilang ng mga gumagamit na pinapayagan ng bawat plano. Maaari mong ma-access ang DocuWare Cloud sa isang 30-araw na libreng pagsubok.

Pagpili ng isang tool sa pamamahala ng dokumento

Ang kahulugan ng “pamamahala ng dokumento“Ay malawak at sumasaklaw sa isang malawak na hanay ng mga pagpipilian. Kung nais mo ang isang pangkat ng pagiging produktibo ng koponan sa isang console ng administrator, makikita mo ang mga pagpipilian sa aming listahan ng mga rekomendasyon. Kung nais mo lamang ang pag-iimbak ng dokumento at serbisyo sa pag-archive na may manu-mano at awtomatikong mga tampok ng pamamahala, mahahanap mo rin iyon.

Kasama sa aming listahan ng mga rekomendasyon ang mga tagapamahala ng dokumento na angkop para sa mga departamento ng MSP at IT. Mayroong mga tool sa listahang ito na magbabago at mag-standardize ng lahat ng dokumentasyon, maiimbak ang mga ito sa kanilang orihinal na format, o magbigay ng mga editor na magbibigay-daan sa iyo upang ipakita ang lahat ng iyong impormasyon nang pantay.

Kung kailangan mo ng isang tagapamahala ng dokumento para sa imbakan o pagtatanghal, makakahanap ka ng tamang solusyon sa aming mga rekomendasyon.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me