5 найкращих засобів ІТ-документації


ІТ-документація коштує грошей на створення, але більшість компаній негайно втрачають свою документацію, як тільки її купують або створюють. Найпоширеніший метод управління документацією – це її роздрукувати і помістити в палітурку на рядах ігнорованих полиць. Є кращий спосіб.

Щоб зробити ці документи ІТ корисними, потрібно три елементи:

  • Оцифруйте документацію
  • Стандартизуйте формати
  • Індексуйте вміст документа, щоб зробити його пошуковим.

Тут для інструментів і немає часу, щоб прочитати весь пост? Ось наш список з п’яти найкращих інструментів ІТ-документації:

  1. Паспортал SolarWinds (GET DEMO) Командна система захисту паролів, яка також управляє хмарним сховищем документів.
  2. ІТ-клей Інтернет-платформа управління документами, яка інтегрується з багатьма системами управління проектами та співпрацею.
  3. ITBoost Веб-система документації, яка належить ConnectWise, системі управління інфраструктурою.
  4. Злиття Система співпраці, зв’язку та документації підприємства, яка широко використовується в ІТ-індустрії.
  5. DokuWiki Безкоштовний автор Wiki, який може бути використаний для створення внутрішньої бази знань.

Збереження ІТ-документації в цифровому форматі – це перший крок для переведення корпоративної документації у корисний стан. Це типова реакція надрукувати документи та помістити їх у книжкову шафу. Це особливо корисна стратегія для людини чи компанії, яка створила документацію, оскільки вона забезпечує фізичний, візуальний доказ їх важкої праці. Однак більшість людей згодні з цим Слід уникати надмірного використання паперу. Друковані документи займають місце, вони вимагають вкладення в шафи для зберігання, і вони вимагають вирубувати багато дерев.

Другий крок – стандартизація формату зберігання, який використовується для цих документів. Якщо ІТ-документи виникли в цифровому форматі, то існує велика ймовірність того, що вони будуть у невеликій кількості типів документів. Формати Microsoft Word і PDF дуже поширені і можуть бути перетворені в інші формати.

Заключний етап – це індексувати зміст документів. Це трудомістке завдання, коли виконується вручну, але може бути виконане автоматизованими процесами дуже швидко.

Увімкнення ігнорованих ІТ-документів часто доступні джерела інформації просто потрібен ефективний інструмент управління документами. Ще одним кроком є ​​створення всіх ІТ-документів вашої компанії у форматі файлів, створеному для інтерпретації у доступні веб-системи, наприклад, Формат Вікі.

На ринку існує багато систем управління документами. Однак це категорія програмного забезпечення, про яку мало хто знає, і мало хто знає, на що звернути увагу, щоб правильно оцінити всі варіанти.

Ми дослідили ринок. Ми перерахували необхідні атрибути інструменту ІТ-документа, а потім переглянули всі продукти на ринку, щоб побачити, що відповідає цьому списку вимог.

Найкращі засоби ІТ-документації

Кожна з цих систем документування ІТ дещо відрізняється. Кожен має різні сильні сторони і сподобається різним організаціям. Деякі створюють такі формати відображення документів виглядають як веб-сторінки а деякі краще підходять до ввезення існуючих документів, ніж інші. Деякі – це документаційні системи, в яких повинна бути записана ваша системна документація. Інші є інструменти виявлення системи які автоматично генерують вашу ІТ-документацію.

Детальніше про ці параметри ви можете прочитати в наступних розділах.

1. Паспортал SolarWinds (GET DEMO)

Панель приладової панеліПаспорт було придбано Сонячні вітри, Квітень 2019 р., провідний виробник інструментів управління ІТ-інфраструктурою. Через низку закупівель SolarWinds створив потужний підрозділ, який спрямований на забезпечення програмного забезпечення підтримки керованих постачальників послуг. Паспорталь зараз є частиною цього підрозділу, який називається SolarWinds MSP.

Passportal пропонує комплекс послуг для MSP. Один є система управління паролем а інша є керівник документів. Хоча ця послуга називається Менеджер документів SolarWinds, він є частиною пакету Passportal і прийшов до SolarWinds з його нещодавним придбанням.

Менеджер паролів Passportal та диспетчер документів SolarWinds складають ядро Паспорт Люкс. Неможливо підписатися на документову систему, не взявши також менеджера паролів.

Паспорт є хмарний сервіс і вона спрямована на МСП. Очікується, що МСП будуть використовувати систему документації всередині країни, а також розгорнути її для забезпечення інформаційних сховищ для компаній-клієнтів та їх працівників. Наприклад, MSP може скоротити кількість клієнтів, які телефонують у службу довідки, створивши база знань про самодопомогу що пояснює, як вирішити проблеми в мережі клієнта.

Логіка злиття надання менеджерів паролів та зберігання документів полягає в тому, що ці дві області підтримують основну кількість дзвінків, які здійснюють службовці клієнта, на службу довідки, надану MSP..

Система документа – це і те й інше магазин інформації, набір для редагування, і система форматування презентації. Система починається з керівництва MSP, яку інформацію витягувати з техніків, які працюють для клієнтської компанії, коли MSP вперше подає заявку на контракт.

Знання про систему клієнта є важливим для того, щоб скласти точний договір на обслуговування. Як тільки робочі відносини починаються, клієнтів-техніків потрібно заохочувати передавати свої знання про систему, якою вони керують..

Цю інформацію можна перегнати в SOP, що зберігаються в диспетчері документів. Крок за кроком MSP може побудувати визначення системи, як ним керувати та як ним користуються працівники. Частина цієї інформації стане керівництвом для техніків MSP, а частина стане посібниками з усунення несправностей, які дозволять користувачам клієнтських систем вирішувати власні проблеми. Ти можеш запит демонстрації на їхньому сайті.

Паспорт від SolarWindsGet Demo

2. ІТ-клей

ITGlue

IT Glue є головним конкурентом SolarWinds Passportal. Це система документації, належить Касея, великий постачальник програмного забезпечення MSP. IT Glue також поєднує управління паролем та документами в одній службі.

Незважаючи на те, що належить виробнику наборів PSA та RMM, ITGlue не обмежує свою сумісність для своїх побратимських продуктів. Безумовно, є інтеграція для ITGlue із системами PSA та RMM Kaseya Kaseya BMS і Касея ВСА. Документаційна система також інтегрується з суперницьким програмним забезпеченням MSP, виробленим подібними Pulseway, ConnectWise та SolarWinds.

ІТ-клей є хмарний сервіс що стягується за підписку. Послуга доступна у трьох виданнях: Основні, Виберіть, і Підприємство. Це все ціни на одного користувача на місяць при мінімальній кількості п’яти – хоча видання Enterprise доступне для одного-чотирьох користувачів за значно вищою щомісячною ціною, ніж план п’яти користувачів. Не існує локального варіанту. Усі плани включають платформу документації. Сервіс пропонує базу знань / редактор у стилі вікі, який також забезпечує структуру зберігання інформації.

ІТ-клей пропонує утиліта виявлення системи як додаткова функція, не входить до стандартних видань. Ця система автоматичного виявлення автоматично досліджує запаси обладнання та програмного забезпечення мережі та документує їх усі.

Система IT Glue створює основу для документації, надає шаблони для написання та структурує записану інформацію для презентації. Він також забезпечує простір для зберігання бази документів та інтерфейси для творців та споживачів магазинів документів. Всі комунікації зі службою ITGlue є захищені шифруванням, як і дані, що зберігаються на сервері IT Glue.

IT Glue виробляє альтернативний пакет, який називається MyGlue. Система MyGlue – це платформа самообслуговування, на яку кінцеві клієнти підписуються безпосередньо, тоді як IT Glue є призначений для використання у МСП зробити інформацію доступною для співробітників компанії-клієнта. MyGlue включає функції скидання пароля та створення знань.

3. ITBoost

Інформаційна панель ITBoost

ITBoost є належить ConnectWise, що є ще одним великим виробником систем управління інфраструктурою. Він також є провідним постачальником програмного забезпечення для МСП. Тож ITBoost, ITGlue та Passportal дуже тісно конкурують.

Як і його основні конкуренти, ITBoost – хмарний сервіс, орієнтований на MSP, а також включає послуги управління паролем та сховища паролів. Документи, створені ITBoost, можуть представляти інформацію внутрішнім або зовнішнім користувачам. Документи для зовнішніх користувачів містять формат зворотного зв’язку, який дозволяє працівнику ваших клієнтів оцінювати послуги MSP.

Система ITBoost має можливість імпортувати документи і він також включає редактор. Ще одна цікава особливість – можливість отримувати інформацію з квитків на підтримку. Засоби збору даних, структура презентації та шаблони документів поєднуються для підтримки створення SOP для персоналу MSP та бази знань для підтримуваних користувачів.

ITBoost має цілий ряд функцій, які покладаються на співіснування ConnectWise на сайті – ConnectWise Control, ConnectWise Automate, і ConnectWise Manage. Він також включає запис конфігурацій пристроїв, допомагаючи документувати системи, якими керується MSP.

Комунікації через Інтернет та зберігання даних на серверах ITBoost зашифровані для безпеки.

Незважаючи на те, що є власністю ConnectWise, ITBoost може інтегруватися з конкуруючими системами PSA, що надаються, серед інших, Kaseya та Pulseway. Він також інтегрується з пакетами RMM, виготовленими на зразок подібних Атера, Сонячні вітри, і Касея. Він також інтегрується з ITGlue, Slack та рядом телефонних систем VoIP. ITBoost доступний у 14-денній безкоштовній пробній версії.

4. Злиття

Злиття

Confluence – продукт австралійського програмного будинку, Атласик. Це дуже успішна система управління документацією, співпрацею та знаннями. Атласіан також є власником Джира, інструмент управління проектами, і обидві системи інтегруються для створення пакету підтримки проекту.

Поєднання Джири для планування та управління проектами з Злиття для документації та зв’язку користується великою популярністю серед спритні команди розвитку. Злиття описується як приватна платформа соціальних медіа для бізнесу. Інструмент доступний з 2004 року і з того часу докорінно змінився. Спочатку він був дуже схожий на типовий формат Wiki. Однак як метод роботи системи, так і стиль інтерфейсу змінилися відтоді.

Зовнішній вигляд та призначення сторінок, створених у Confluence, дуже адаптуються та є керовані шаблонами. Отримана документаційна система більше нагадує веб-сайт. Різні типи сторінок дозволяють створювати анонси, пошукові бази знань та групи групових коментарів.

Засіб включає керований редактор, що полегшує створення сторінок за допомогою шаблонів. Попередньо написані документи можуть бути імпортується в створену конфліктом документальну систему. Однак мета Confluence полягає в підтримці створення документів, створених в середовищі, а не в тому, щоб діяти як сховище документів, хоча простір пам’яті включено до планів доступу до інструменту в Інтернеті..

Злиття доступне як хмарний сервіс підписки або як локальне програмне забезпечення. Покупці мають п’ять варіантів при розгляді цього програмного забезпечення. Є три видання для хмарного сервісу та два варіанти придбання локального програмного забезпечення.

Три видання Cloud Confluence є Безкоштовно, Стандартний, і Преміум. Малий бізнес міг би вчинити добре з безкоштовною версією. Хоча версії Standard та Premium дозволяють до 5000 користувачів на акаунт, безкоштовна версія обмежена 10. Найважливішою додатковою особливістю двох платних версій є реєстрація аудиту. У випуску Premium є багато допоміжних версій щодо стандартної версії, але найважливішим є включення модуля аналітики. Місце для зберігання є ще одним диференціатором: безкоштовний обліковий запис отримує 2 ГБ, стандартний рахунок – 250 ГБ та необмежена кількість пам’яті для випуску Premium.

Місцева версія, що називається Сервер, можна мати разову плату, але ви повинні визначитися з кількістю користувачів, які отримають доступ до програмного забезпечення, оскільки це єдиний фактор, який впливає на ціну. Вище називається локальне видання Центр обробки даних. Це за рік і включає хмарне резервне копіювання даних.

5. DokuWiki

DokuWiki

Якщо ви хочете створити традиційний формат Wiki що стосується вашої ІТ-документації, то у вас є багато варіантів редактора та управління документами. Більшість із них безкоштовні. Напевно, найкращий з усіх редакторів Wiki – це DokuWiki.

Великою перевагою DokuWiki є його простота. Це робить програмне забезпечення для редактора та управління документами простим у обслуговуванні. Системі не потрібна пов’язана база даних для індексації або зберігання документів. Натомість працює система доставки вмісту DokuWiki текстові файли як джерело даних.

Ця система управління вмістом документів була вперше випущена в 2004 році. Отже, пакет існує вже давно, що робить його налагодженою та стабільною програмою.

Це є кросплатформна програма, тож вам не доведеться хвилюватися, що у вас є правильний тип сервера для розміщення коду. Оскільки це безкоштовний фрагмент програмного забезпечення, не існує хмарної версії DokuWiki. Однак його можна встановити на Віртуальний сервер AWS якщо ви не хочете підтримувати локальний хост.

Проста, безкоштовна система управління документами має деякі чудові функції, які включають контроль версій, з кожною версією, що зберігається, управління доступом, шаблони, і плагінова система щоб розширити функціональність інструменту.

Інструмент не обмежується лише відображенням західних текстів. Це також здатне показати неєвропейські набори символів, такі як китайська, арабська та іврит. CMS має інтегровану систему індексації, а готовий екран Wiki включає повністю функціонуючу систему пошуку.

Якщо ви не проти хостингу програмного забезпечення на локальному рівні і не хочете платити за менеджер документів, то цей інструмент може бути відповіддю, на який ви шукаєте..

Вибір засобу документації з ІТ

У цьому огляді представлено лише невелику кількість варіантів. Головне рішення, яке вам доведеться прийняти, – це ви хочете розміщений менеджер документації або хочете підтримувати програмне забезпечення у власних приміщеннях.

Є багато переваг як онлайн, так і внутрішніх стратегій. Деякі ІТ-менеджери просто не впевнено розміщують свою бізнес-інформацію поза захищеними приміщеннями власної компанії. Якщо це описує вас, у вас є два варіанти у цьому списку у вигляді DokuWiki і Злиття. У цьому списку є чотири розміщені сервіси, оскільки ця конфігурація стає все більш доступною, оскільки більше компаній переходить на ринок.

Платні інструменти в цьому списку можуть виявитись досить дорогими. Однак якщо ви невелика компанія або стартап, який витрачає дуже мало коштів, то у цьому списку у вас є два безкоштовні варіанти, з яких можна вибрати: DokuWiki і безкоштовне видання Confluence.

Запис вашої ІТ-документації в редактори цих інструментів для управління документами – краща ідея, ніж просто сканування існуючих бібліотек документації на папері. Спеціально відформатовані системи управління вмістом краще надавати ІТ-документацію, ніж традиційні документи на повній сторінці, оскільки вони можуть містити короткі описи та швидкі підказки, а також повні посібники та процедурні посібники..

Чи використовуєте ви будь-який інструмент у нашому списку? Які аспекти вашої поточної системи управління інформаційними документами змусили вас обрати її? Залиште повідомлення в Коментарі розділ нижче, щоб поділитися своїми думками з громадою.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map